使用ガイド: Outlook - 安定性とコンプライアンス
概要
多くの企業にとって、Microsoft Outlook は従業員同士や第三者とのコミュニケーションとコラボレーションに欠かせないツールとなっています。 したがって、IT チームがこのアプリケーションのパフォーマンス、安定性、導入状況、ネットワーク接続性に関して、組織全体の状態を監視できることが不可欠です。
このライブラリパックは、従業員がすべての Outlook 機能にアクセスし、効果的にコラボレーションできるようにするために、Outlook エクスペリエンスを組織全体で監視、管理、強化する手助けをします。 このページでは、コンテンツの構造とその使用方法を案内します。
これはガイドであり、あなたが取ることのできる可能性のある洞察と行動の一部を表していることを覚えておいてください。 あなたの環境で多くの使用ケースや具体的なトラブルシューティングシナリオが発見されるかもしれません。
設定ガイドで強調された手順に従って、ライブラリパックが正しく設定されていることを確認してください。
パック構造
可視性
「Outlook - 安定性とコンプライアンス」 ライブダッシュボードは、このライブラリパックの出発点として機能します。 Outlook の分野での可視性を提供し、問題や改善領域を容易に監視および発見できます。
WebとDesktopクライアントの全体的な健康と信頼性に関する追加の視認性は、Microsoft 365: Outlookアプリケーションを使用して、Applicationsモジュールからアクセスできます。
高度なトラブルシューティングと修正
より詳細な調査のためには、特定のデータ収集リモートアクションの結果を頼りにすることができます。
Outlook プラグインを取得: インストールされた Microsoft Office Outlook のCOMアドインを状態と名前順に取得します。
Outlook ストレージ情報を取得: Outlook に接続されたPSTとOSTファイルの数およびその全体サイズを取得します。
Outlookアドイン診断の取得: OutlookアドインのパフォーマンスとOutlookの安定性をより詳細に把握し、Outlookアドインが起動パフォーマンスの低下や安定性の問題を経験している場所を理解しやすくします。これにより、アドインが無効に設定される原因となる問題を明確にします。
これらのデータ収集リモートアクションの一部はライブダッシュボードに情報を反映させており、すでにスケジュール済みのはずです。 ライブダッシュボードからKPIを調査するか、独自の調査から結果をクエリすることができます。
検出された問題のいくつかを解決するために、必要に応じて以下のリモートアクションをトリガーできます。
Outlookプラグインの設定: パラメーターで指定された各Microsoft Office Outlook COMアドインを有効または無効にします。
"Outlookプラグインの設定 - 起動"キャンペーンは、アクションを使用してユーザーにOutlookの再起動を通知するために使用できます。
Outlook OST問題の修復: OSTファイルの問題を修復するために、それを削除してOutlookを再起動します。
"Outlook OSTの修復 - 起動"キャンペーンは、アクションを使用してユーザーにOutlookの再起動を通知するために使用できます。
改善の領域を特定
ダッシュボードのサマリタブでは、問題領域がある可能性がある場所を上空から俯瞰することができます。 この情報に基づいて、詳細にトラブルシューティングするために該当するタブにナビゲートすることができます。
ダッシュボード上部のフィルターは、特定の領域、デバイスまたはプラットフォームタイプに視点を集中させるのに役立ちます。 タイムピッカーも使用して、データをより細かいまたは長期的な時間尺度で確認できます。
Outlookのパフォーマンス問題をトラブルシューティング
ダッシュボードのパフォーマンスタブは、潜在的なパフォーマンス問題を特定し、一般的な根本原因と相関させます。 この情報を使用してサポートチームに通知し、アプリケーションの変更や影響を受けたデバイスのアップグレードなど、適切な決定の援助を行うことができます。
トレンド情報は線グラフで表示され、時間の経過による改善を追跡し、実施されたアクションが効果的であったかどうかを確認するのに役立ちます。
例えば、パフォーマンス問題の一般的な原因はアプリケーションのバージョニングです。 棒グラフは、CPUパフォーマンスとOutlookバイナリとの間の潜在的な相関関係を示します。 これは、Outlook用の"高いCPU使用率"診断ダッシュボードでさらに調査することができます。
特定のバージョンがパフォーマンスに大きく影響を及ぼしている場合、例えばCPUのような場合、"高いCPU使用率"診断ダッシュボードに移動し、Outlookバイナリを確認することができます。
コンプライアンスをトラブルシューティング
Microsoft Outlookは、従業員間や第三者との協力を促進し、向上させる重要なツールです。 その結果、対象のデバイスにOutlookがインストールされ、最新の状態であることが極めて重要です。 最新のOutlookクライアントがインストールされていないデバイスはデジタルエクスペリエンスを損なう可能性があり、調査されるべきです。 Outlookがインストールされていないデバイスも、これが見落としでないことを確認するために調査されるべきです。
新しいバージョンのOutlookが利用可能で、会社のポリシーによっては、ユーザーがアクティベーションすることができます。 このバージョンのOutlookは、現時点では複数アカウント、オフラインストレージ、またはCOMアドインをサポートしていないため、それらの欠如に関連するITSMチケットが記録されないように、実行中のデバイスは監視するべきです。 問題を回避するため、従業員はクラシックバージョンのOutlookに切り替えるよう勧められるかもしれません。
ストレージのトラブルシューティング
Outlookが使用するローカルストレージファイルには2種類あります。
オフラインOutlookデータファイル (OST)
これは、従業員のメールボックス情報の同期コピーであり、デバイスがオフラインのときでもOutlookを操作可能にします。 これらのファイルが一定のサイズに達した場合、デバイスを調査する必要があります。 20GBを超えると、ほとんどのハードウェアで新しいメールをダウンロードする際に頻繁に短い中断を示し始めます。 Outlook OSTファイルは50GBを超えるサイズをサポートしていないため、近いうちに影響を受ける可能性のあるデバイスを特定するために、リモートアクション「Get Storage Info」には新しいファイルサイズ閾値パラメータがあります。 大きなOSTファイルは、電子メールから大きな添付ファイルを削除したり、古いメールをアーカイブまたは削除したり、Outlookデータファイル設定の"今すぐ圧縮"機能を使用して減少させることができます。 Outlookプロファイルに複数のExchangeアカウントが含まれている場合、2つ目のアカウントがオフラインで利用可能である必要があるかどうかを確認してください。 OSTファイルは、このパックに含まれているリモートアクション"Repair Outlook OST problem"を使用して再構築することができます。
Outlookデータファイル (PST)
これらのファイルは通常、メール、カレンダー、連絡先、およびタスクデータなどのアイテムをバックアップまたはエクスポートするために使用され、ストレージスペースを解放します。 メッセージやその他のOutlookアイテムがPSTファイルに保存されている場合、それらはファイルが保存されているコンピュータのみで使用可能です。 これらのファイルが一定のサイズに達した場合、デバイスを調査する必要があります。 20GBを超えると、ほとんどのハードウェアでフォルダ間のアイテム移動時に頻繁に短い中断を示し始めます。 大きなPSTファイルは2つの小さなファイルに分割するか、コンテンツを利用可能な場合はオンラインアーカイブに移動することができます。 ファイル内の電子メールがもう使用されていない場合、ファイルをOutlookから削除して安全にバックアップすることができます。 会社のポリシーに応じて、コンプライアンスまたはデータ保護の理由から、ローカルPSTファイルの使用は推奨されないかもしれません。 このダッシュボードのセクションは、ネットワークロケーションに保存されているPSTファイルを持つデバイスを特定するのに使用できます。これは、Microsoftによってサポートされていません。
アドインのトラブルシューティング
特定のOutlookアドインの存在および機能は、従業員の生産性を効果的に向上させるために組織にとって重要です。例えば、特定のリソースへのアクセスを制御したり、特定のコンテンツの署名を許可することができます。
これらの重要なアドインの運用状況を追跡するために、最大7つの事前定義されたアドインを監視する新しいリモートアクションがこのパックの一部として提供されています。 ダッシュボードの"アドイン"タブを使用すると、各事前定義されたアドインに対する次の情報を提供します。
アドインバージョン
開始に要した時間
過去24時間以内のアドインクラッシュの数
アドインが無効かどうか
無効な場合、アドインが無効化された理由の記述
報告される問題を調査するために、ダッシュボードフィルターおよびドリルダウン調査を使用して、焦点を絞り込み、是正措置を講じることができます。
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