使用ガイド: Outlook - 安定性とコンプライアンス

概要

多くの企業にとって、Microsoft Outlookは従業員間や第三者とのコミュニケーションとコラボレーションのための重要なツールとなっています。 したがって、ITチームが組織全体でこのアプリケーションのパフォーマンス、安定性、採用率、ネットワーク接続状況を監視できることが非常に重要です。

このライブラリパックは、貴社のシステム全体でOutlookの利用体験を監視、管理、改善するのに役立ち、従業員がすべてのOutlook機能にアクセスし、効果的にコラボレーションできるようにします。 このページは、コンテンツの構造とその利用方法をガイドします。

これはガイドであり、取れる可能性のあるインサイトやアクションの一部を示していることを忘れないでください。 環境内で発見するかもしれない多くのユースケースや特定のトラブルシューティングシナリオがあります。

構成ガイドで強調されている手順に従って、ライブラリパックが適切に構成されていることを確認してください。

構成ガイド: Outlook - 安定性とコンプライアンス

パックの構造

可視性

"Outlook - 安定性とコンプライアンス" ライブダッシュボードは、このライブラリパックのスタート地点として機能します。 これにより、Outlookのシステムを可視化して問題や改善の余地を簡単に発見できます。

ウェブとデスクトップのクライアントの全体の健康状態と信頼性の追加の可視性は、 Microsoft 365: Outlook を使用する アプリケーションモジュールからアクセスできます。

高度なトラブルシューティングと修正

より詳細な調査のために、特定のデータ収集リモートアクションの結果を利用できます。

• Outlookプラグインを取得する: 設定によって名前とステータスで並べ替えられた Microsoft Office Outlook COM アドインを取得します。

• Outlookストレージ情報を取得する: ユーザーがOutlookに接続しているPSTおよびOSTファイルの数と総サイズを取得します。

• Outlookアドイン診断を取得する: Outlook アドインのパフォーマンスと安定性に関する詳細なインサイトを提供し、Outlookアドインのパフォーマンス不良や安定性の問題を容易に理解できます。この問題によりアドインが無効化されます。

これらのデータ収集リモートアクションの一部はライブダッシュボードのデータ供給に使用され、既にスケジュールされています。 ライブダッシュボードのKPI調査や独自の調査から結果をクエリできます。

確認された問題の一部を解決するために、必要に応じて次のリモートアクションを実行できます。

• Outlookプラグインを設定する: パラメーターで指定された各 Microsoft Office Outlook COMアドインを有効または無効にします。

  • "Outlookプラグインの設定 - 発動" キャンペーンをRAで使用して、Outlook再起動をユーザーに通知できます。

• Outlook OST の問題を修復する: OSTファイルに関するOutlookの問題を削除し、Outlookを再起動して修復します。

  • "OutlookOSTの修復 - 発動"キャンペーンをRAで使用して、Outlook再起動をユーザーに通知できます。

改善する領域を識別

ダッシュボードの概要タブで、問題がある可能性のある領域を全体的に確認できます。 この情報に基づいて、詳細をトラブルシューティングするためにそれぞれのタブに移動できます。

ダッシュボードの上部にあるフィルターを使用して、特定の領域、デバイス、またはプラットフォームタイプに可視性を絞り込むことができます。 日付選択機能を使用してデータをさらに細かい、または長期的な視点で確認することも可能です。

Outlookのパフォーマンス問題のトラブルシューティング

ダッシュボードのパフォーマンスタブにより、パフォーマンスの問題を特定し、一般的な原因との相関関係を示します。 この情報は、サポートチームが適切な意思決定を支援するためのものであり、アプリケーションの変更や影響を受けたデバイスのアップグレードを含みます。

トレンド情報はラインチャートに表示され、実施したアクションが効果的であったかどうかを確認するために改善の進捗を追跡します。

例えば、パフォーマンス問題の一般的な原因の一つとして、アプリケーションのバージョン管理があります。 バーチャートは、CPUパフォーマンスとOutlookバイナリとの間の潜在的な相関関係を示します。 これは、Outlookのための "高CPU使用率" 診断ダッシュボードでさらに調査できます。

特定のバージョンが、例えばCPUなどの点でパフォーマンスに大きく影響する場合、 "高CPU使用率" 診断ダッシュボード に移動してOutlookバイナリを確認できます。

コンプライアンスのトラブルシューティング

Microsoft Outlookは、従業員間や第三者とのコラボレーションを促進・改善するための重要なツールです。 そのため、Outlookを必要なすべてのデバイスにインストールし、最新の状態に保つことが不可欠です。 最新のOutlookクライアントがインストールされていないデバイスは、デジタル体験の劣化をもたらす可能性があるため、調査が必要です。 Outlookがインストールされていないデバイスも見落としではないことを確認するために調査すべきです。

新しいOutlookバージョンが利用可能で、会社の方針次第でユーザーが有効化できます。 このOutlookバージョンは現在、複数アカウント、オフラインストレージ、またはCOMアドインをサポートしていないため、これらの機能に関連してITSMチケットが記録されているかを確認するために注意が必要です。 問題を避けるためには、従業員にOutlookのクラシックバージョンに戻ることが推奨されるかもしれません。

ストレージのトラブルシューティング

Outlookで使用されるローカルストレージファイルは2種類あります:

オフラインOutlookデータファイル（OST）

これは、デバイスがオフラインのときにOutlookが機能するために従業員のメールボックス情報の同期コピーです。 これらのファイルが特定のサイズに達したとき、デバイスを調査する必要があります。 20GBを超えると、特に新しいメールメッセージをダウンロードするときにほとんどのハードウェア上でOutlookが頻繁に短い一時停止を示し始めます。 OutlookのOSTファイルは50GBを超えるサイズをサポートしていないため、まもなく影響を受ける可能性のあるデバイスを特定するために、リモートアクション "ストレージ情報の取得" には新しいファイルサイズのしきい値パラメーターがあります。 大きなOSTファイルは、メールから大きな添付ファイルを削除したり、古いメールをアーカイブまたは削除したり、Outlookデータファイル設定の"今すぐ圧縮" 機能を使用することで減少させることができます。 Outlookプロファイルが複数のExchangeアカウントを含む場合、第二のアカウントがオフラインで利用可能である必要があるかどうかを確認してください。 OSTファイルはこのパックに含まれる"Outlook OSTの問題を修復" リモートアクションを使用して再構築できます。

Outlookデータファイル（PST）

これらのファイルは通常、アイテム（電子メールメッセージ、カレンダー、連絡先、タスクデータ）をメールボックスからバックアップまたはエクスポートして、ストレージスペースを空けるために使用されます。 メッセージまたは他のOutlookアイテムがPSTファイルに保存されると、アイテムはそのファイルが保存されるコンピュータでのみアクセス可能です。 これらのファイルが特定のサイズに達したとき、デバイスを調査する必要があります。 20GBを超えると、特にフォルダ間でアイテムを移動するときに、ほとんどのハードウェア上でOutlookが頻繁に短い一時停止を示し始めます。 大きなPSTファイルは2つのより小さなファイルに分割するか、利用可能であればオンラインアーカイブにコンテンツを移すことができます。 ファイル内のメールがもう使用されていない場合は、そのファイルをOutlookから削除し、安全にバックアップすることができます。 会社の方針により、コンプライアンスやデータ保護の理由でローカルPSTファイルの使用は推奨されないかもしれません。 このダッシュボードのセクションを使用して、特にMicrosoftがサポートしていないネットワークロケーションにPSTファイルが保存されているデバイスを特定することができます。

アドインのトラブルシューティング

一部の組織において、特定のOutlookアドインの存在と機能は、従業員の生産性を効果的に確保するために重要です。それが特定のリソースへのアクセスを制御したり、特定のコンテンツに署名することを可能にするかどうか。

これらのビジネスクリティカルなアドインの操作を効果的に追跡するために、最大7つの事前定義されたアドインを監視できる新たなリモートアクションが、このパックの一部として提供されています。 ダッシュボードの“アドイン”タブを使用して、各事前定義されたアドインのセクションに次の情報が提供されます。

• アドインバージョン

• 起動に要した時間

• 過去24時間でのアドインクラッシュの数

• アドインが無効になっているかどうか

• 無効になっている場合、アドインが無効な理由の説明

報告された問題を調査するために、 ダッシュボードフィルター 、および ドリルダウン調査を使用して、焦点を絞り込み、修正措置を講じることができます。